Information til frivillige ved Hotel Information Desk under EM i Svømning
Teamledere:
Nanna Vildershøj - Crowne Plaza: Ørestads Boulevard 114 - 118, 2300 København S
Sanne Rahbek - Bella Sky: Center Blvd. 5, 2300 København S
Steen Jørgensen - Scandic Sydhavnen: Sydhavns Pl. 15, 2450 Københav
Check-in
Som frivillig på hotellerne skal du møde ind på selve hotellet, hvor din vagt foregår. Første gang du møder på vagt, får du udleveret din polo-trøje, som du skal have på under afvikling samt din akkreditering (adgangskortet til Royal Arena samt synlighed at du er personale til EM).
Selve opgaverne
Som frivillig ved Hotel Information Desk er det din opgave at være synlig over for gæsterne og udvise service. De første dage, hvor atleterne ankommer (fra den 10.-12. decembber), vil der være stort behov for at hjælpe grupperne med check in på hotellet. Der vil ligeledes være noget praktisk information, som I skal overrække dem ved ankomst.
Efterfølgende vil det handle om at besvare de spørgsmål, der måtte komme. Vi vil have lavet en Q&A på forhånd over de spørgsmål, der plejer at blive stillet, og ellers må svarene fåes fra din teamleder eller andet personale som f.eks. fra receptionisterne, afhængig af spørgsmålets art.
Holde øje med shuttlebusserne
I mellem kl. 07.00-21.00 vil der være shuttlebusser mellem hotellerne og Royal Arena. Det vil være jeres opgave at sørge for at lede atleterne ud til busserne, så de ikke blot sidder og venter i receptionen. I skal ligeledes sørge for overblik over hvor mange der kommer for at benytte busserne og sammenligne det med det antal busser er bestilt, som I vil få udleveret et ark overfor. Kan I f.eks. se at der pludselig kommer rigtig mange atleter, f.eks. mange flere end 50 personer, og der indenfor den næste tid kun ankommer en bus med plads til 50 personer, skal I reagere og tage handling sammen med jeres teamleder, så vi evt. kan få bestilt flere busser.
Beklædning
Som frivillig får du udleveret en polo-shirt (to, hvis du er på i tre eller flere dage), når du checker in første gang. Den skal du have på, når du er på vagt under EM. Vi opfordrer desuden alle til at have mørke/sorte bukser eller nederdel på.
Frokost og aftensmad
Frokost og aftensmad bliver serveret på hotellet mellem kl. 12.00-15.00 og kl. 19.00-22.00. I kommer til at spise fra samme buffet som atleterne/gæsterne. Har du aftenvagt og møder ind kl. 14.00 bedes du have spist frokost på forhånd.
I vil få mulighed for at spise sammen eller skiftevis afhængig af travlhed på vagten, og pausen vil blive når der er mulighed for det mellem opgaverne. Dette vil blive tilrettelagt sammen med jeres teamleder.
Respekter svømmere og gæsters privatliv og arbejdsforhold
Når du er på vagt på hotellet og i Royal Arena, er det meget vigtigt, at du respekterer svømmere, trænere og gæsters privatliv og behovet for optimale arbejdsforhold. Vi beder derfor alle frivillige om ikke at tage billeder af eller bede om selfies med svømmere, når du befinder dig i atlet- eller VIP-området eller på hotellet. Med mindre svømmeren selv lægger op til det.
Vi beder om, at du respekterer, at gæster og svømmere skal have lov at færdes uden at blive forstyrret. Du må derfor heller ikke bede om autografer, når du er på vagt.