Information til frivillige akkrediteringskontrollører under EM i Svømning

Her følger vigtig information til dig, som er frivillig akkrediteringskontrollør i atletområdet under EM i Svømning.

Jeres teamledere hedder Aksel Beckmann & Peter Theis Marcussen, og de vil sætte dig yderligere ind i din opgave på dagen. 

Check-in
Som akkrediteringskontrollør skal du, hver gang du møder ind på din vagt, melde dig (checke-in) i frivilligcenteret, som ligger i Ørestad Skøjtehal - 15 m. fra Royal Arena. Kom gerne i god tid, så du er klar til din vagt, når den starter. Vi anbefaler 30 min før din første vagt og 15 min. før ved de øvrige vagter. 

Første gang du møder op, får du udleveret din polo-trøje, som du skal have på under afvikling samt din akkreditering (adgangskort til Royal Arena). Efter hver check-in mødes du med din teamleder, og I går sammen over i Royal Arena. 

I Royal Arena bliver du placeret ved en overgang/indgang til et nyt område i og omkring atletområdet, ved presse- eller VIP-området. Din teamleder fordeler alle kontrollører og bestemmer, hvor du står. Der vil være rotation, så I ikke står det samme sted hele vagten. 

Selve opgaven
Ved hver overgang skal alle i Royal Arena vise et gyldigt akkrediteringskort for at komme videre, og det er dig, der kontrollerer, at det er gyldigt. På personens personlige akkreditering, vil det fremgå af både tal og farver, om personen har den rette akkreditering til at komme videre. Husk også at tjekke personens billede!

Her er et eksempel på en akkreditering.

Personen herunder kan gå igennem indgang nr. 2 og 4 (tallene er markeret i eksemplet). Også farven (her gul) indikerer personens funktion og dermed adgang. Men alt afhængig af, hvor I kommer til at stå, vil både farve og tal give mening.

I kommer til at stå minimum to personer ved hver overgang. Desuden vil der komme afløsere (”svævere”) og tilbyde dig en pause løbende under din vagt.

Opstår der problemer med en person, som vil videre uden den rette akkreditering, skal en af jer kontakte jeres teamleder, som vil være i området. Telefonnummeret til din teamleder vil fremgå af telefonlisten, som udleveres ved check-in. 

Svæver
Nogle af jer vil have titlen ”Akkrediteringskontrollør Svæver”. Det betyder, at I ikke bliver placeret på en fast plads, men skal tilbyde at afløse de faste vagter. I møder ind lidt senere, og vil blive fulgt i Royal Arena af jeres teamleder.

Beklædning
Som frivillig får du udleveret en polo-shirt (to, hvis du er på i tre eller flere dage), når du checker in første gang. Den skal du have på, når du er på vagt under EM. Vi opfordrer desuden alle til at have mørke/sorte bukser eller nederdel på. Husk en varm jakke, da du kan komme til at stå ved en af udgangene i Royal Arena. Hvis du har overtøj på, er din polo-shirt ikke synlig, og det er helt okay. Her kan det være, at du bliver udstyret med en af EM's officielle kasketter, som du kan tage på, hvis du har lyst. 

Frokost og aftensmad
Frokost og aftensmad bliver serveret i frivilligcenteret. Under EM serveres frokost og aftensmad efter løbene. I dagene op til serveres aftensmaden kl. 18:00. Det vil sige:

I perioden fra den 10.-12. december: Frokost kl. 12:00 – 14:15 og aftensmad kl. 18:00 – 20:15
I perioden fra den 13. – 17. december: Frokost kl. 12:00 – 14:15 og aftensmad kl. 19:30 – 21:30

I tidsrummet mellem kl. 13:00 – 14:00 vil Royal Arena være lukket, og alle atleter er på deres hoteller, hvor de spiser og hviler sig. Her er der ikke behov for samme antal vagter, og I vil kunne afløse hinanden for at gå til frokost.

Respekter svømmere og gæsters privatliv og arbejdsforhold
Når du er på vagt i Royal Arena, er det meget vigtigt, at du respekterer svømmere, trænere og gæsters privatliv og behovet for optimale arbejdsforhold. Vi beder derfor alle frivillige om ikke at tage billeder af eller bede om selfies med svømmere, når du befinder dig i atlet- eller VIP-området. Med mindre svømmeren selv lægger op til det.
Vi beder om, at du respekterer, at gæster og svømmere skal have lov at færdes uden at blive forstyrret. Du må derfor heller ikke bede om autografer, når du er på vagt.

Flow i transporten til og fra Royal Arena
Er du placeret ved indgangen til Loading Bay (markeret med rød ring herunder), hvor svømmerne går ind og ud, er din opgave også at holde øje med, at der er flow i opsamlingen af atleter – det vil sige, at der er tilstrækkeligt med busser til antallet af atleter, som skal transporteres tilbage til deres hoteller.
Der hænger en busplan ved indgangen til Loadinbg Bay.
Står der en stor gruppe af svømmere, og som I vil kunne se, at der ikke er plads til i en af de førstkommende busser, skal I kontakte jeres teamleder (Aksel Beckmann). I skal med andre ord sørge for, at der er nogenlunde flow i opsamlingen.

Her ses et oversigtskort over Royal Arena.

Indgangen ved Loading Bay (markeret med rød ring) benyttes både af atleter og frivillig, som har vagter i atletområdet i Royal Arena.